مذاکره : ۱۲ مهارت مهم و شیوه آمادگی برای آن

مذاکره دیالوگی است بین دو یا چندین طرف برای رسیدن به راه حلی قابل قبول برای تمام طرفین. درک چگونگی کارکرد مذاکره و مهارت های لازم میتواند کمک کند به راه حل هایی برسید که به نفع تان باشد.

در این مقاله توضیح میدهیم که مذاکره چیست، مهمترین مهارت های لازم برای مذاکره کدامند و چطور برای مذاکره در کسب و کار و محیط کاری آماده شوید.

مذاکره چیست؟

مذاکره نوعی از بحث و گفتگو است برای حل و فصل اختلافات و دستیابی به توافق بین دو یا چند طرف. مذاکره فرایندی بده-بستانی است که در نتیجه سازش به وجود می آید به این معنا که هر طرف برای منفعت تمامی طرف های درگیر، امتیازهایی میدهد.

فارغ از موقعیت شغلی، در محیط کاری موقعیت های زیادی نیازمند مذاکره است. ممکن است بخشی از تیم مذاکره کننده بین کارکنان، دپارتمان ها یا مشتریان باشید. ممکن است بخواهید در مورد حقوق، موقعیت، قرارداد، سررسیدهای پروژه و چیزهای دیگر مذاکره کنید. برای اینکه مذاکره گری موفق باشید به مجموعه ای از مهارت ها نیاز دارید.

مهارت های مذاکره

مهارت های مذاکره توانایی هایی است که باعث میشوند دو یا چند طرف به نقطه سازش برسند. این مهارت ها اغلب جز مهارت های نرم از جمله تعامل، متقاعدسازی، برنامه ریزی، استراتژی سازی و همکاری هستند. فهم و یادگیری این مهارت ها اولین قدم برای تبدیل شدن به مذاکره گری قدرتمند است.

۱۲ مهارت مهم برای مذاکره

مهارت های مورد نیاز بسته به محیط و نتیجه مورد نظر، افراد و کسب و کارهای درگیر، متفاوت است. در اینجا چندین مهارت کلیدی را معرفی میکنیم که در تمامی شرایط لازم هستند:

1. تعامل

مهارت های تعاملی لازم در این زمینه شامل نشانه های غیرکلامی و مهارت سخنوری است تا بتوانید منظورتان را به شکلی جالب توجه بیان کنید. مذاکره کنندگان ماهر میتوانند سبک تعاملی را با توجه به نیازهای مخاطب عوض کنند. با برقراری ارتباطی شفاف، میتوانید از سوتفاهم هایی که منجر به عدم رسیدن به توافق میشوند، پرهیز کنید.

۲.شنود فعالانه

مهارت شنود فعالانه نیز نیازمند درکِ نظرِ طرفِ مقابل است. برخلاف شنود انفعالی که به معنای شنیدن سخنان بدون درک پیام است، شنود فعالانه تضمین میکند که جزئیات را بدون نیاز به تکرار اطلاعات به خاطر بسپارید.

۳.هوش عاطفی

هوش عاطفی به معنای توانایی کنترل احساسات خود و تشخیص احساسات در دیگران است. هوشیاری در خصوص دینامیک احساسی در حین مذاکره باعث میشود خونسرد بمانید و بر روی موضوعات اصلی تمرکز کنید. اگر از جریان مذاکره ناراضی هستید، درخواست تنفس کنید تا هم خودتان و هم طرف مقابل بتوانید با دیدی تازه به میز مذاکره برگردید.

۴.مدیریت انتظارات

همانطور که باید با هدفی مشخص وارد مذاکره شوید باید بدانید که طرف مقابل هم احتمالا با انتظارات مشخصی وارد مذاکره میشود. اگر فکر میکنید ممکن است نتوانید با شرایط یکدیگر کنار بیایید باید قادر باشید برای تطبیق انتظارات تان تلاش کنید. مدیریت انتظارات به شکلی ماهرانه شامل حفظ تعادل بین مذاکره گریِ سخت گیرانه و همیارانه است.

۵.صبوری

برخی اوقات مذاکره ها ممکن است به طول بیانجامند و یا نیاز به مذاکره مجدد و ارائه پیشنهادهای جدید باشد. به جای اینکه به دنبال نتیجه ای ضربتی باشید، باید برای برآورد صحیح از موقعیت و رسیدن به بهترین تصمیم صبور باشید.

۶.سازش پذیری

سازش پذیری مهارتی حیاتی برای مذاکره ای موفق است. هر مذاکره منحصربفرد است و در هر مذاکره ممکن است موقعیت از یک روز تا روز بعد تغییر کند. به عنوان مثال یکی از طرفین ممکن است خواسته هایش را به طور ناگهانی تغییر دهد. از آنجا که برنامه ریزی برای تمام موقعیت های ممکن دشوار است، یک مذاکره کننده ماهر به سرعت خود را با شرایط وفق داده و در صولت لزوم برنامه جدیدی را طرح ریزی میکند.

۷.متقاعدسازی

قابلیت تاثیرگذاری بر دیگران یکی از مهارت های مهم در مذاکره است. میتواند کمک کند نشان دهید چرا راه حل پیشنهادی شما برای تمام طرف های درگیر سودمند است و دیگران را تشویق کنید تا از نظرات شما پشتیبانی کنند. علاوه بر قابلیت متقاعد کردن، باید بتوانید در صورت لزوم قاطعانه برخورد کنید. قاطعیت باعث میشود در عین احترام به دیدگاه طرف مقابل، نظرات خودتان را بیان کنید.

۸.برنامه ریزی

مذاکره نیازمند برنامه ریزی است تا بتوانید تعیین کنید که چه میخواهید. باید بهترین نتیجه، حد پایین پیشنهاد قابل قبول و موقعیت احتمالی که در آن توافقی ممکن نخواهد شد را در نظر بگیرید. آمادگی، برنامه ریزی و فکر کردن پیش از وقوع رخدادها، لازمه مذاکره ای موفق هستند. مهارت برنامه ریزی برای تصمیم گیری در خصوص چگونگی برآورده شدن شرایط، ضروری هستند.

بهترین مذاکره کنندگان حداقل با یک و اغلب با بیش از یک برنامه جایگزین وارد جلسه مذاکره میشوند. تمام نتایج ممکن را در نظر بگیرید و برای هر سناریویی آماده باشید. در دنیای کسب و کار این موضوع را با عنوان “بهترین جایگزین برای توافقات مذاکره شده” یا به اختصار BATNA میشناسند.   

۹.درستکاری

درستکاری و یا داشتن اصول اخلاقی فردی و حرفه ای قدرتمند، مهارتی مهم است. ملاحظه کار بودن، برخورد محترمانه و صادقانه باعث میشود طرف مقابل به گفته های شما اعتماد کند. به عنوان یک مذاکره گر باید بتوانید تعهدات را برآورده کنید. برای نشان دادن قابل اعتماد بودنتان از دادن قول های زیاد و بیش از حد بپرهیزید.

۱۰.رابطه سازی

رابطه سازی به معنای ایجاد روابط به نحوی است که هر دو طرف احساس کنند فهمیده شده و حمایت میشوند. برای این منظور لازم است بتوانید اهداف تان را به روشنی بیان کنید و خواسته ها و نیازهای طرف مقابل را بفهمید. رابطه سازی به کاهش تنش ها و افزایش همکاری منجر شده و احتمال رسیدن به توافق را افزایش میدهد. شنوایی فعالانه و نشان دادن احترام از ابزارهای اصلی رابطه سازی هستند.

۱۱.حل مسئله

لازم است مشکلات را ببینید و برای آنها راه حل پیدا کنید. اگر قیمت بسیار بالاست چطور میتوانید آن را کاهش دهید؟ اگر منابع اندک است برای افزایش آن چه کارهایی میتوان انجام داد؟ توانایی یافتن راه حل هایی منحصربفرد برای مشکلات میتواند فاکتوری تعیین کننده برای رسیدن به توافق باشد.

۱۲.تصمیم گیری

مذاکره کنندگانِ قابل در حین مذاکره قاطعانه تصمیم میگیرند. برای رسیدن به توافق در حین چانه زنی ممکن است نیاز باشد تا تصمیم بگیرید که آیا باید با شرایط پیشنهادی موافقت کنید یا نه. لازم است بتوانید عکس العمل های قاطعانه ای بروز بدهید. به خاطر داشته باشید که تصمیمات شما تاثیراتی درازمدت بر شما و کسب و کارتان دارند. مهم است که بدون افراط در فکر کردن، بتوانید با دقت به گزینه های پیش رو فکر کنید. تفکر رفت و برگشتی بین گزینه های موجود بدون رسیدن به پاسخی روشن ممکن است باعث استرس غیرضروری شود.

آمادگی برای مذاکره

با در نظر گرفتن این مراحل پیش از آغاز مذاکره، خودتان را برای استفاده از مهارت های یاد شده آماده کنید.

• تحقیق کنید.

پیش از ورود به مذاکره تمامی طرفین درگیر و هدف­هایشان را بررسی کنید. به عنوان مثال اگر در انتهای فرایند استخدام هستید، آمادگی مذاکره بر سر دستمزد را داشته باشید. کارفرما احتمالا مایل است کسی را استخدام کند که وظایف را با دستمزدی رقابتی انجام دهد. شما مایلید که تجربیات و دانش­تان را در اختیار شرکتی قرار دهید که دستمزدی عادلانه به شما پرداخت کند.

همچنین مفید خواهد بود اگر در خصوص فرد مقابل کمی تحقیق کنید. محدودیت های طرف مقابل را بشناسید. آیا آنها قادرند آنچه را که به دنبالش هستید به شما ارائه کنند؟ گاهی اوقات فرد مقابل شما قادر نیست از پس مطالبات شما بر بیایید. دانستن این محدودیت ها میتواند به استراتژی سازی کمک کند.

• اولویت ها را مشخص کنید.

معمولا در مذاکرات هر دو طرف باید از برخی از خواسته ها کوتاه بیایند. معین کنید که چه چیزهای برایتان مهم هستند و از چه شروطی می توانید بگذرید. مشخص کردن اولویت ها پیش از شروع کمک میکند تا ارزیابی کنید از چه چیزهایی کوتاه نخواهید آمد و چه چیزهایی را حاضرید فدا کنید.

• تعارض ها را در نظر بگیرید.

تعارض های احتمالی را در نظر بگیرید. آیا به دلیل افت فروش ممکن است مدیرتان با افزایش حقوق مشکلی داشته باشد؟ آیا به خاطر درخواست دستمزد بیشتر از حد میانگین، ممکن است با درخواست موقعیت شغلی جدیدتان مخالفت شود؟ تمامی این تعارض های احتمالی را بنویسید و سپس درخواست یا پیشنهادتان را به نحوی قانع کننده ارائه کنید.

• بدانید که چه زمانی باید کنار بکشید.

یکی از مشکل ترین قسمت های مذاکره این است که بفهمید چه زمانی باید از پای میز مذاکره بلند شوید. مهم است در تمامی مذاکرات با این تشخیص وارد شوید که ممکن است به نتیجه نرسید. وقتی متوجه شدید که سازش و کنار آمدن بیش از این امکان پذیر نیست و هیچکدام از طرفین مایل به پذیرفتن شروط نیستند، احتمالا زمانی است که باید مذاکره را قطع کنید.

• زمانبندی را در نظر بگیرید.

زمانبندی میتواند بر قدرت شما در روند مذاکره تاثیر قابل توجهی داشته باشد. به عنوان مثال اگر یک یا هر دو طرف برای رسیدن به نتیجه عجله کنند، ممکن است در خصوص چیزهایی سازش کنند که بعدا از آن پشیمان شوند. مثلا اگر سعی میکنید که به سرعت شغل جدیدی پیدا کنید ممکن است شغلی با دستمزدی پایین تر از آنچه سزاوارش هستید قبول کنید و یا از مزایای بسیاری چشم پوشید. در این صورت در درازمدت از تصمیم خود پشیمان خواهید شد.

همین امر در مورد بازه های زمانی طولانی مدت نیز صادق است. اگر شرکتی مشغول سبک و سنگین کردن شراکت با یک تامین کننده است اما هنوز به خدماتش نیاز ندارد، کار تامین کننده برای قانع کردن شرکت به پذیرش شرایطش دشوارتر است. شرکت ممکن است نرخ تخفیف بالاتری را مطالبه کند زیرا اگر تامین کننده نپذیرد، هنوز فرصت برای یافتن راه حل دیگری دارد.

این نکته ها را مرور و در موقعیت های مختلف، چه کاری و چه شخصی، تمرین کنید. مسلما به نتایج بهتری دست خواهید پیدا کرد. در مطالب آینده در خصوص انواع و استراتژی های مذاکره صحبت خواهیم کرد.

برای مطالعه منبع کلیک کنید.

بیشتر بخوانید:

مذاکره: استراتژی ها، روند و شکست

مدیریت جلسات: ۱۰ نکته کاربردی

رهبری در کسب و کار : ۱۱ ویژگی و مهارت مورد نیاز

رهبران و مدیران: ۹ تفاوت بین رهبری و مدیریت