هر شرکتی برای گفتگو در خصوص اهداف بلندمدت، چالش ها و موفقیت ها، پروژه ها، ایده ها، نوآوری برای شرکت و موضوعات دیگر مرتبط با عملیات کسب و کار، به صورت دوره ای جلساتی برگزار میکند. اگر جلسات به درستی برگزار شوند میتوانند فرصتی عالی برای هماهنگ نگه داشتن تیم و ساختن فرهنگ کار تیمی، ایجاد اعتماد و انگیزه باشند. اما اگر جلسات به درستی مدیریت و برگزار نشوند (مثلا بیش از اندازه برگزار شوند، دستور کار مشخص نباشد، بیش از اندازه کوتاه یا طولانی باشند) میتوانند باعث اتلاف وقت شده و غیرمولد باشند. در واقع جلسات غیرمولد هر سال بیش از ۳۷ بیلیون دلار برای شرکت ها هزینه دارند.
در این مطلب نکات و استراتژی هایی برای مدیریت جلسات به شکلی که اهداف شما را محقق کند، آمده است. چه طوفان فکری برای ایده ی بعدی باشند، چه به روز کردن تیم در خصوص دستاوردهای مهم، چه برای حل و فصل اختلافات باشند و چه جلسات تک به تک با اعضای تیم.
جلسه ثمربخش یعنی چه؟
جلسه ثمربخش جلسه ای است که در آن گروهی از افراد برای بحث و گفتگو در خصوص هدفی مشخص و رد و بدل کردن اطلاعات برای رسیدن به یک نتیجه گرد هم میایند. نتیجه ممکن است شامل ایجاد یک طرح، لیستی از آیتم های طوفان فکری و یا تصمیمی در خصوص موضوعی مهم باشد.
با وجود اینکه برگزاری جلسات به صورت منظم مهم است اما تاثیرگذاری آنها و نتیجه ای که حاصل میشود نیاز به دقت نظر بیشتری دارد. مدیریت جلسات به شکلی ثمربخش میتواند کارایی را در محیط کار افزایش دهد و کارمندان را متعهدتر کند- چه شامل تعداد اندکی از افراد باشد و چه کل شرکت.
چرا برگزاری جلسات ثمربخش مهم است؟
جلسات موثر کمک میکند تا تلاش های کارکنان هدایت شوند و در کلِ شرکت ارتباطات قدرتمندی ایجاد شود. جلساتی که به خوبی مدیریت شوند میتوانند بهره وری و تعهد کارکنان را بالا برده و کار تیمی را بهبود ببخشند. جلساتی که به خوبی برنامه ریزی شده باشند موجب اتلاف وقت کمتری شده و به کارکنان اجازه میدهند تا زمان بیشتری را صرف کارهایشان کنند.
جلسات موثر به برطرف کردن موانع میپردازند، تیم را به سوی تصمیم گیری های بهتر هدایت میکنند، به تمام اعضای تیم فرصتی برای شنیده شدن میدهند و با بالا بردن حس مشارکت، ارتباط بین کارکنان و مدیران را تقویت میکنند.
مقدمه ای بر مدیریت جلسات
برگزاری جلسات نیازمند آمادگی و مهارت مدیریت زمان هستند. به منظور برگزاری جلساتی ثمربخش و کارآمد، فردی که مدیریت جلسه را بر عهده دارد میبایست ایده ای شفاف از چگونگی روند برگزاری جلسه و کارهایی که باید انجام شود، داشته باشد.
جلسات موثر بر موضوعاتی متمرکز هستند که باید به صورت حضوری (یا در دنیای امروز از طریق ویدئو چت) برگزار شوند به شکلی که وقت هر یک از کارمندان محترم شمرده شود. باقی اطلاعات باید از طریق یادداشت ها یا ایمیل ها منتقل شوند. در نهایت، ثمربخش ترین جلسات زمانی رخ میدهند که همه افراد بر لیستی مشخص از اهداف متمرکز باشند به شیوه ای که کار آنها خارج از جلسه را هدایت کند.
نحوه برنامه ریزی و پیاده سازی جلسات موثر
به هر دلیلی که جلسه را برگزار میکنید چند دستورالعمل کلیدی برای ثمربخش و سازنده کردن جلسات وجود دارد. اگرچه فرمت دقیق جلسه ای موفق برای هر کسب و کار ممکن است متفاوت به نظر برسد (بسته به فرهنگ شرکت یا صنعت)، میتوانید از متدهایی که گفته خواهد شد به عنوان راهنمایی برای برنامه ریزی و مدیریت جلسات با تیم تان استفاده کنید.
۱.مشخص کنید که آیا تشکیل جلسه ضروری است یا خیر.
جلسات وقت گیر هستند و تنها زمانی باید برگزار شوند که احساس میکنید همه باید برای گفتگو دور هم جمع شوند. به آنچه که باید به انجام برسد، تعداد افراد درگیر و زمان لازم فکر کنید. پیش صرف زمان و انرژی برای برگزاری یک جلسه، بررسی کنید که آیا با ارسال یک یادداشت، فرستادن ایمیل، یا گنجاندن موضوع در جلسه ای که برای روزهای آتی، از قبل برنامه ریزی شده است، میتوان به همان نتیجه دست یافت یا خیر.
۲.تنها از افرادی دعوت کنید که واقعا لازم است در جلسه حضور داشته باشند.
اگر برای رسیدن به تصمیمی حیاتی لازم است که با گروهی از افراد جلسه برگزار کنید، اطمینان حاصل کنید فقط از افرادی دعوت کنید که وجودشان مطلقا لازم است. که این شامل افرادی است که سهم عمده ای در شرکت دارند و یا در خصوص آن تصمیم حق وتو دارند. اگر نیاز است همکار یا سرپرستی فقط از نتایج جزئیات جلسه باخبر باشد، خلاصه ای از جلسه را برایشان بفرستید و یا جلسه را ضبط کرده و ویدئوی آن را برایشان ارسال کنید. اگر لازم است دپارتمان خاصی به سوالاتی پاسخ بدهد، فقط یک نفر را که بهترین گزینه برای پاسخ به آن سوالات است دعوت کنید و نه کل دپارتمان را.
۳.دستور کاری مشخص تنظیم کنید.
یکی از اولین گام هایی که برای آمادگی برگزاری یک جلسه باید بردارید این است که هدفی شفاف بری آنچه که باید به آن دست یابید تعریف کنید تا مطمئن شوید دستور کاری تنظیم کرده اید که جلسه را حول آن هدف متمرکز نگه میدارد. دستور کار لیستی از موضوعات اصلی جلسه است که لازم است درباره آنها گفتگو شود و اینکه چه کسی باید هر بخش از آن را مدیریت کند.
در برخی از دستورهای کار مشخص میکنند که چقدر وقت باید برای هر آیتم صرف شود تا کارکنان متمرکز باقی بمانند. برای کسانی که جلسه را هدایت میکنند، دستور کاری دقیق کمک میکند تا نحوه به اشتراک گذاری اطلاعات و درخواست بازخورد را برنامه ریزی کنند. اگر میخواهید افراد از پیش ایده هایی را در ذهن داشته باشند، دستور کار را پیش از جلسه برایشان ارسال کنید.
موارد زیر را در دستور کار جلسه بگنجانید:
- شرح مختصری از هدف اولیه
- موضوعاتی که به آنها پرداخته خواهد شد
- شرکت کنندگان
- افرادی که به موضوعات خاصی خواهند پرداخت
- ساعت و مکان برگزاری جلسه
- مدت زمان جلسه
- اطلاعات پیش نیاز مرتبط با موضوع جلسه
وقتی همه شرکت کنندگان با جریان کلی جلسه آشنا باشند در مسیر جلسه قرار گرفته و اگر بحث از موضوع اصلی خارج شود، بهتر میتوانید آن را به موضوع اصلی بازگردانید.
۴.برنامه زمانبندی ایجاد کنید.
تنظیم برنامه زمانبندی برای مدت زمانی که جلسه طول خواهد کشید و مطلع کردن کارکنان از این زمانبندی بخش مهمی از تشکیل جلسه است که همگان را تشویق میکند از زمانی که در اختیار دارند به شکلی کارآمد استفاده کنند. نه تنها این، بلکه شروع و خاتمه جلسه در موعد مقرر مشخص میکند که از همه انتظار میرود وقت شناس باشند و نشان میدهد که برای وقت کارکنانتان ارزش قائل هستید.
اگر کسی موضوعی را مطرح کرد که با دستور کار منطبق نیست اما لازم است که در موردش گفتگو کنید، بگویید که ایده ی خوبی است و جلسه دیگری در خصوص آن ترتیب خواهید داد.
۵. ایده های مهم را از پیش به اشتراک بگذارید.
ایده های مهمی را که میخواهید در طول جلسه مطرح کنید، پیش از شروع جلسه با افراد کلیدی به اشتراک بگذارید. بازخوردشان را بگیرید و نکات مورد نظرشان را یادداشت کنید و سپس در مرحله آماده سازی جلسه آنها را در نظر بگیرید. به عنوان مثال اگر مدیر مالی در خصوص هزینه های پروژه نگرانی هایی دارد هزینه بودجه را تخمین بزنید و آن را با باقی پروژه های شرکت مقایسه کنید. به این ترتیب از غافلگیر شدن افرادی که لازم است از ایده های شما حمایت کنند پرهیز میکنید.
۶.لحنی مثبت و سازنده داشته باشید.
از ابتدای جلسه با لحنی مثبت و سازنده صحبت کنید. به این ترتیب دیگران برای شرکت در گفتگوها و گوش کردن به شکلی فعالانه تشویق میشوند. با مرور اهداف جلسه شروع کنید و سپس دستور کار جلسه را خلاصه بیان کنید. سپس بازخوردهای مثبتی را در خصوص دستاوردهای اخیر کارکنان ارائه کنید.
۷.نقاط قوت کارکنان را در نظر داشته باشید.
هنگام مدیریت جلسات برای تقویت همکاری، بهبود مهارت و اعتماد به نفس در یک نقش، نقاط قوت کارکنان را در نظر داشته باشد. یعنی هر کارمند را از منظر نقاط قوتش به جلسه دعوت کنید. به عنوان مثال ممکن است کارمندانی داشته باشید که در ارائه مطالب خوب باشند و کارمندانی که به خوبی گوش میدهند و نت برداری میکنند. هرچه کارمندان خود را بهتر بشناسید بهتر خواهید دانست که چه کسی را در چه زمانی به جلسه دعوت کنید و همچنین میفهمید که کدامیک از کارمندان پتانسیل رهبری و یا رشد در سایر نقش ها را نشان میدهند.
۸.یادداشت برداری کنید و سپس صورت جلسه را به اشتراک بگذارید.
یادداشت برداری دقیق در خصوص موضوعات بحث شده در جلسه مانع از بدفهمی شده و همه را به روز نگه میدارد. دستور کار اهداف و صورت جلسات باعث میشود همه در خصوص وظایف، سررسیدها و جزئیات در خصوص پروژه های پراهمیت دیگر تصویری شفاف داشته باشند.
ثبت دقیق صورت جلسه از طریق استفاده از قالب ساختاریافته بهتر ممکن خواهد بود. تاریخ، زمان جلسه، شرکت کنندگان و غایبین را در صورت جلسه بیاورید. برای هر آیتم دستور کار، جمله ای کوتاه در خصوص اقدامات انجام شده، توضیحی در خصوص تصمیمات اتخاذ شده و استدلالی که در مخالفت با آن بیان شده است را وارد کنید. همه اینها باید عینی و به زبانی ساده نوشته شود به طوریکه هر کسی که صورت جلسه را مطالعه میکند بفهمد که در طول جلسه چه کارهایی انجام شده است.
۹.جلسه را با ذکر کاری که باید برای هر آیتم انجام شود به پایان ببرید.
در پایان جلسه تصمیماتی که برای هر آیتم باید انجام شود و کسانی که مسئول انجام آن هستند را جمع بندی کنید. در خصوص سررسیدها و تعداد دفعات بررسی پیشرفت آیتم ها تصمیم پیری کنید.
۱۰.میزان تاثیرگذاری جلسات را بسنجید.
برای سنجش میزان تاثیرگذاری جلسات متغییرهای زیر را در نظر بگیرید:
- تشکیل جلسات در موعد مقرر: زمان شروع و پایان جلسات را با آنچه که برنامه ریزی شده است مقایسه کنید.
- حضور افراد دعوت شده: بررسی کنید که چه تعداد از افراد دعوت شده شرکت کرده اند و چه کسانی مرتب دیر کرده و یا غایب بوده اند.
- زمان تخصیص داده شده به جلسه در مقایسه با مدت زمان واقعی: برای مدت زمانی که هر آیتم جلسه به طول می انجامد برنامه ریزی کنید و سپس ببینید که واقعا چه زمانی را صرف هر آیتم کرده اید.
- تعداد آیتم های جدید ایجاد شده در جلسه و تعداد آیتم هایی که به نتیجه رسیده اند: تعداد آیتم های جدیدی که در طول جلسه پیش آمده و تعداد آیتم هایی از جلسه قبل را که در طول جلسه به نتیجه رسیده و بسته شده اند، ثبت و ضبط کنید.
- تعداد تصمیماتی اتخاذ شده: تعداد تصمیماتی که در طول جلسات اتخاذ شده بشمارید و بر اساس اهمیت امتیازدهی کنید. به عنوان مثال برای تصمیم گیری در خصوص آیتمی مهم چهار امتیاز و اتخاذ تصمیم برای موضوعی نه چندان پراهمیت یک امتیاز در نظر بگیرید.
- پیگیری مشارکت و سیر انجام مسئولیت های واگذار شده: معیارهایی را برای ردیابی انتخاب کنید شامل اینکه چه تعداد از افراد ایده هایی را به اشتراک گذاشتند، گفتگوها تا چه اندازه محترمانه بوده و فاکتورهای دیگری که ممکن است برای موفقیت کسب و کارتان پر اهمیت باشد. همچنین میتوانید پس از جلسه نظرسنجی بدون مشخص بودن هویت افراد انجام دهید و بازخوردها را جمع آوری کنید. مثلا چه چیزهایی در جلسه به خوبی پیش رفت؟ چه چیزهایی را میتوان بهبود بخشید؟
برگزاری جلسات جزئی جدایی ناپذیر در هر کسب و کار است. هدف از برگزاری جلسات را فراموش نکنید و آن را صرفا به خاطر سلب مسئولیت و یا تکمیل یک روتین انجام ندهید. جلسات مانند شمشیری دو لبه میتوانند برای کسب و کارتان بسیار سودده و یا زیان آور باشند. با رعایت نکات گفته شده حداکثر استفاده را از جلساتی که برگزار میکنید، ببرید.
بیشتر بخوانید:
تشکیل تیم موفق: ۶ رهنمود برای رهبران و مدیران
مذاکره: استراتژی ها، روند و شکست
مذاکره:۱۲ مهارت مهم و شیوه آمادگی برای آن
